Del tre i frågelådan – sedan är frågelådans frågor slut – kommer ifrån Sven som undrar:

Hur ska vi lyckas få till ett rackarbajsans (roll)spelskonvent i Stockholm?

Det enkla svaret är såklart “anställ mig som konsult”, men så lätt skall vi inte ha det. Särskilt inte eftersom jag har gjort min runda i rollspelssverige på SydCon, GothCon och Stockholms spelkonvent redan. För att ge lite kontext till det hela – jag har turnerat de stora konventen i Sverige mellan 1994 – 1999 som konventsspelledare (och har närmare hundratalet äventyr to show for it. Som jag har spellett alltså.) och har anordnat konvent sedan 1998 med början som rollspelsansvarig på SydCon, via rollspelsansvar på GothCon till någon slags blandad rådgivare och föreläsningsansvarig på Stockholms spelkonvent fram till 2010. I år tänker jag inte engagera mig i konvent. Jag börjar lukta bränt och det är aldrig bra.

Hur får man till det då?

  • Skapa en levande hemsida med material i form av nedladdningsbart material, streama videos från spelträffar, lägg upp foton, skapa en levande miljö som gör det uppenbart att konventet lever – året om. Sidan skall innehålla länkar till andra konvent, podcasts, intervjuer, kommentarsfunktioner, nyheter osv.
  • Se till att ha en projektgrupp, en ledningsgrupp, som brinner för att anordna konvent. Alla måste vara på ungefär samma nivå ur ett engagemangsperspektiv, annars blir det en person som drar hela lasset med utbrändhet som resultat. *Sniff, sniff* Jupp luktar lite bränt här…
  • Hitta ett sätt att samarbeta i projektgruppen som fungerar för alla. Se till att det finns goda kommunikationsmöjligheter från början. Bestäm på första mötet var den största delen av kommunikation skall ske. Exempelvis genom ett internt forum. Forum är bra ur perspektivet att alla kan läsa all kommunikation. De är dock dåliga på att pusha informationen, man får själv uppsöka, men det finns sätt att åtgärda det genom att be alla sätta igång mailnotifikationer på nya inlägg.
  • Se till att samla ALL dokumentation på ETT ställe. Numera finns GoogleApps, Dropbox mfl som är ett suveränt sätt att dela material på.
  • Underskatta inte arbetsbördan. Den är stor, särskilt om man har höga ambitioner. Låt konventet ha en startsträcka på kanske ett, ett och ett halvt år om det är helt nytt, inte mindre än så.
  • Sätt upp tydliga deadlines och kommunicera ut dem till hela teamet, hela tiden. Ni skall veta vad som skall göras ett år innan det skall göras. Det gör inget om någon börjar arbeta på något innan det är dags att sätta det i rullning, som till exempel affischer, foldrar och så vidare. Huvudsaken är att det är klart och finns tillgängligt när det skall användas. Och att alla vet när det datumet infaller. Framförhållning is the shit.
  • Anordna arbetskvällar. Vissa personer kan inte få saker ur händerna om de inte blir proddade. Se till att prodda.
  • Se till att ha ett utskick. Ett FYSISKT utskick. Det finns inget som slår att få en konventsfolder hem i brevlådan.
  • Se till att foldern innehåller ALLA arrangemang som skall gå på konventet och att det finns ett tydligt schema. Foldern skall dyka upp minst två månader innan sista anmälningsdatum. Punkt.
  • Se till att det finns ett fungerande anmälningssystem på hemsidan. Det skall öppna i god tid innan konventet. Det finns många bra sätt att lösa det på, exempelvis genom Zoho Creator eller Google Forms. Det behöver inte vara ett specialbyggt anmälningssystem.
  • Se till att ha bra arrangemang på konventet. Det görs enklast genom att dels bjuda in skickliga skribenter (som exempelvis hela sveriges rollspelsskaparskara) och dels genom att se till så att även oprövade talanger får komma med och skriva på konventet. Jag är exempelvis mycket stolt över att ha lyft ett antal talanger både genom mitt arbete som rollspelsansvarig på SydCon men främst på GothCon. Jaga folk dels genom att åka på konvent själv och spela mycket, men även genom att hänga på forum. Var där det duktiga folket är och bli vän med dem. Var tacksam över att de kommer till just ditt konvent för att arrangera. Behandla ALDRIG arrangörer illa. Om du gör fel – be om ursäkt. Ställ krav – du kan vara vänlig ändå. Var proffesionell – om du inte hinner svara på mail, skriv att du återkommer senare och GÖR det. Sätt dig aldrig i en situation där du anser att arrangören skall vara tacksam för att han eller hon får komma till konventet. Det är inte kosher, och det stämmer inte. Utan arrangör, inget konvent. Men – och det här är viktigt – ta ingen skit. Bjud inte tillbaka arrangörer som inte respekterar dig.
  • Med ovanstående i åtanke – se till så att det finns en anledning för arrangörer att vilja komma till konventet. En tanke jag har haft jättelänge är att instifta ett konventspris. Det är en uppmaning att göra väl ifrån sig, och det höjer kvaliteten på äventyren. Det är dock vikigt att ett sådant pris inte framstår som “ryggdunkarklubb” (som – jag är ledsen att säga det – Emmisen gjorde under SydCons storhetstid) utan som ett uppriktigt sätt att belöna duktiga arrangörer på.
  • Håll ögonen på trender och skapa dem själv. Är arrangemangen av tillräckligt hög kvalitet sprider sig ordet. Jag är exempelvis mycket stolt över föreläsningstracket jag hållit på Stockholms spelkonvent. Jag har haft turen att omge mig med mycket duktiga talare som dessutom ville dela med sig av sin kunskap.

Som du säkert ser handlar mycket om förarbete och att skapa goda relationer samt en god projektledning för ett sådant här företag. Det är A och O i sammanhanget. Kontakter, trendkänslighet, goda relationer och tydliga målsättningar gör att man kan nå hur långt som helst. Men det kräver arbete.

Jag har bifogat en Konventshandboksmall som kan användas som utgångspunkt.

Intressant?

Läs även andra bloggares åsikter om , , ,