Åter en av de där requestposterna. En vän frågade “hur bygger man konvent?”. Först behöver du nog ha något allvarligt fel på dig som gör att du gillar att slita hund. Konvent är stora formlösa ting som vid de bästa tillfällen är inkörsportar till livslång vänskap och gemenskap och vid de sämsta en källa till total utbrändhet.
Det första du skall göra som potentiell konventsarrangör är att hitta människor som du trivs att jobba med. Utan pålitliga medarrangörer blir det jobbigt att dra hela lasset själv, i synnerhet när det handlar om ett idéellt arbete.De du arrangerar med behöver absolut inte vara dina bästa vänner innan konventet – faktum är att jag avråde ifrån att arra med bästa kompisen för det kommer att uppstå situationer där ni blir osams. Är vänskapen stark nog, så kanske, men var försiktiga med det.
Så. Nu är du varnad. Låt oss bygga ett konvent.
Först och främst – vad skall vara konventets fokus? Det är viktigt att veta vad ni vill att konventet skall innehålla. Är det rollspel? Brädspel? Datorspel? Figurspel? Föreläsningar? Cosplay? Olika aktiviteter kräver olika logistiska lösningar. Föreläsningar kräver bara en scen och någonstans för publiken att sitta. Rollspel kräver hyfsat avskärmade rum där spelare och spelledare kan hojta lite som de vill. Brädspel är bäst i större utrymmen och kräver inte avskildhet alls.
En av anledningarna till att svenska konvent hålls på skolor är för att det finns många olika sorters utrymmen i dem.
En annan aspekt är övernattningar. Skall konventet vara under en dag eller flera? Behöver gästerna någonstans att sova? Det är en bra grej att ha i åtanke för vilken typ av lokal ni väljer att använda er av, och värt att fråga om när ni skriver kontrakt med lokalinnehavaren.
En annan anledning till varför det är vettigt att spika innehåll tidigt är för att det blir lättare att hitta de arrangörer ni vill ha om ni har en tydlig idé om konventets tema. På det viset kan ni annonsera ut efter äventyr, arrangemang och arrangörer med ett tydligt mål.
på tal om arrangörer och besökare – var säkra på att ni gör konventet av rätt orsaker. Att göra konvent för att skaffa sig status är kanske inte den bästa orsaken. Gör det istället för besökarna och se till att de får en så bra upplevelse som möjligt. De betalar för att komma på ert arrangemang.
Behandla också arrangörer och funktionärer med respekt. Många av dem sliter hårt både innan och under konventet. Blir de väl behandlade så är chansen att de återvänder större, förutsatt att konventet arrangeras fler gånger.
Se även till att det finns en code of conduct och en plan för hur ni hanterar eventuella trakasserier. Vanligtvis behöver den aldrig användas, men om något händer är det alltid bättre att vara förberedd.
Rent praktiskt rekommenderar jag följande steg.
- Samla en vettig grupp människor som alla vill göra konvent. Kom överens om vilka roller ni behöver och vilka ansvar som ligger inom de rollerna. Vem är huvudansvarig? Finns det en vice till varje roll (vilket jag varmt rekommenderar)? Vem sköter logistiken? Vem tar hand om budget och att söka bidrag? Finns det ansvariga för rollspel, städ, vakt etc? Vilka andra poster och uppdrag behövs? Jury till cosplaytävlingar?
- Bestäm ett konventstema. vad vill ni fokusera på?
- Bestäm tid och plats och arbeta er bakåt i kalendern för att ta fram deadlines för när grejer måste vara klara. Ge er själva minst ett år att planera större arrangemang, ett par månader upp till ett halvår för mindre arrangemang.
- Hitta en lokal att vara i. Se till att budgeten täcker hyran.
- Sök bidrag för lokalhyra – Sverok brukade hjälpa till, men jag vet inte hur det är med det nuförtiden. Studiefrämjandet kan kanske hjälpa till. Annars finns det nya avenyer att pröva på, som till exempel Kickstarter. Det är ett sätt att få in intäkter för lokalhyra och inköp innan konventet.
- Gör upp en marknadsföringsplan och följ den.
- Gör upp en plan för hur det praktiska arbetet sköts på konventet och innan konventet.
- Bjud in arrangörer, ge dem tydliga deadlines att följa.
- Gör ett schema och dela ut till alla inblandade.
- Öppna för anmälningar.
- Få panik.
- Håll konventet och andas ut.
Den största grejen i den här listan är inte med i listan men jag antyder om den hela posten igenom. Det bästa du kan göra som arrangör är att ha en bra plan. Finns det en bra plan med backuper om ni får in för få anmälningar eller vad som händer om arrangörer eller folk i konventsledningen hoppar av är det oftast nog för att göra ett bra arrangemang. Det finns oftast bara ett stort hinder och det är lokal, eftersom lokalhyra tenderar att kosta skjortan.
Med allt det sagt vore det kul att testa Kickstarteridén. Inträder, rollspelspass och specialgäster som stretchgoals. Någon som vill arra konvent med mig?
2016-06-07 at 23:22
Var lite galen och våga, jag säger tvärtom, att arrangera konvent är ett äventyr, en utmaning värdig att anta.
Acceptera att du är konventets svagaste länk, du kommer göra fel, det kommer ske misstag.
Bästa sättet att minimera dina fel och förebygga dina tillkortakommanden är att samarbeta med andra människor som tar en del av ansvaret.
Ge bort all cred till de som hjälper dig, det är så du kommer finna ännu fler som hjälper dig nästa gång, ännu fler som arrangerar och förebygger än fler av dina tillkortakommanden.
Alla hjältar kommer dö, legenderna fallera och ingen kommer minnas det ni gjort, men ni kommer veta, ni kommer minnas och de som står upp bredvid dig genom ett konvent kommer du förevigt ha en relation till.
Var beredd på att vara tuff, du måste kunna sätta hårt mot hårt när det gäller och snabbt gå vidare med arrangemanget oavsett vem som än faller på vägen.
Våga och vinn, att inte försöka är att välja att misslyckas. Låt de som inte vill vara med få möjligheten att säga nej, gör det aldrig åt dem.
Dvs kontakta alla, förvänta dig inget, spela med handen du lyckas få ihop.
Lägg arrangemanget i en egen förening med eget organisationsnummer och egen ekonomi, det kan sluta med konkurs och det är mycket trevligare att sätta den nya konventsföreningen i konkurs än den etablerade föreningen eller än värre din privata ekonomi.
Om du väljer att, så ger du bort din tid för ett fantastiskt äventyr vilket kan sluta på många sätt, det är äventyret du kommer minnas. Om det blev framgång eller fiasko i andras och dina ogon är endast relevant för att avgöra dina möjligheter till nästa äventyr. Behandla de runt omkring dig väl så får du möjlighet till oändligt med äventyr.
Våga drömma och sätta galna mål, inget är för stort, inget för litet, det är du som bestämmer när du arrangerar.
Själv gör jag bara galna saker, sånt som ingen vågar som alla förstår att det är omöjligt. Jag förstår att det endast krävs att EN enda lyckas för att det alla förstår är omöjligt istället ska bli möjligt för vem som helst och alla som förstår sig på istället ska säga att det där kan vem som helst göra.
Lyssna på andra men fatta dina egna beslut, välj din väg, dina metoder, dina förhållningssätt. Det är viktigt att du vet vad ditt mål är så du kan nå det. Större arrangemang får sina egna liv och kan suga all livskraft ur dig om du tillåter det. Och när du står omgiven av vänner blir det lätt svårt att säga nej när något måste göras som ingen annan kan göra. Minns då att det ni skapar finns i ett syfte, det syftet är oftast något trevligt, om det enda som återstår är otrevligt så dra korken ur och låt det sjunka.
Det svåraste som finns är att avsluta det du skapat men när det nått vägs ände så är det din uppgift, det är då det blir uppenbart hur viktigt det var att ni behandlade varandra väl.
Bra är att arrangera med människor du är beredd att be att fara och flyga, absolut bäst är om du har ett gäng där ni alla kan be varandra fara och flyga när det behövs samtidigt som ni kan säga tack och be om ursäkt. Du kommer få nya vänner, du kommer få nya ovänner, alla kommer inte överens men det är oftast värt att försöka med en ursäkt även när du gjort allt rätt. Men lägg inte tid på de som väljer att bli dina ovänner, du behöver all tid framåt så låt dem kasta bort sin tid, din är viktigare.
Det är fantastiskt kul att arrangera, är helt klart på ett kickstarter konvent, vilken dag som helst.